Conforme décret 2015-1002Zéro papierEnvoi automatique

La fiche de police.
Remplie en ligne.
Zéro papier.

Obligatoire pour vos voyageurs étrangers, la fiche individuelle de police part automatiquement avant le séjour. Le voyageur la remplit et la signe depuis son téléphone, vous êtes en règle avant même le check-in.

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Hôte faisant remplir la fiche d'arrivée sur tablette à ses voyageuses

100 %

des fiches envoyées automatiquement avant l'arrivée

2015-1002

Conforme au décret

Passeports de voyageurs étrangers

6mois

De conservation, archivage automatique

0

papier à imprimer, remplir ou classer

PDF

Généré et archivé dans la réservation

Fiche d'arrivée

Remplie avant l'arrivée,
ou signée sur place

Avant son séjour, le voyageur reçoit un lien sécurisé unique. Il remplit ses informations en ligne, signe du bout du doigt, et le PDF est généré puis archivé dans le dossier de la réservation. Il est passé à côté de l'email ? Ouvrez sa fiche depuis la réservation et tendez-lui votre téléphone ou votre tablette à l'accueil : il complète et signe sur place, comme sur papier. Même logique que pour vos contrats et cautions : le document part tout seul et revient signé.

  • Lien sécurisé unique envoyé automatiquement au voyageur
  • Pas remplie ? Elle s'ouvre en un clic depuis la réservation
  • Signature digitale intégrée au PDF, généré et archivé
Voyageur signant sa fiche d'arrivée du bout du doigt sur son téléphone

L'obligation légale que plus personne
n'a envie de gérer à la main

Des fiches papier à imprimer, à faire remplir à l'arrivée pendant que le voyageur attend avec ses valises, puis à classer dans un tiroir. Chronophage, peu fiable, pas très accueillant.

Ce papier-là, c'est fini.

Une fiche digitale
qui travaille toute seule

Envoi automatique avant l'arrivée

Avant chaque arrivée, HoteBoost envoie un lien sécurisé au voyageur par email (SMS avec les offres Boost et Pro). Pas besoin de relancer manuellement.

Un formulaire simple pour le voyageur

Identité, coordonnées, nombre d'occupants… Le voyageur remplit tout depuis son téléphone en 2 minutes et signe du bout du doigt, sans installer d'appli.

PDF conforme, généré et archivé

La fiche est conforme au décret n° 2015-1002, générée en PDF et archivée dans le dossier de la réservation. Rien à imprimer, rien à classer.

Notification et relances automatiques

Dès que la fiche est complétée, vous êtes notifié. Et si le voyageur tarde, les relances partent toutes seules, vous n'y pensez plus.

En conformité
dès votre prochain voyageur

Activez la fiche d'arrivée en ligne, l'envoi automatique fait le reste. Pas de compétence technique requise.

Démarrer l'essai gratuit

14 jours gratuits · Aucune carte bancaire requise

Questions fréquentes

La fiche d'arrivée est-elle obligatoire ?
Oui. L'article R. 611-42 du CESEDA (décret n° 2015-1002) impose aux hébergeurs touristiques (hôtels, gîtes, chambres d'hôtes, meublés, campings) de faire remplir une fiche individuelle de police à chaque voyageur étranger, y compris européen. Les fiches se conservent 6 mois et se remettent aux forces de l'ordre sur demande.
Et si le voyageur ne l'a pas remplie avant d'arriver ?
Vous ouvrez sa fiche directement depuis la réservation et vous lui tendez votre téléphone ou votre tablette : il complète et signe sur place, du bout du doigt. La signature est intégrée au PDF.
Le voyageur doit installer une appli ?
Non. Il reçoit un lien par email (SMS avec les offres Boost et Pro) qui ouvre un formulaire dans son navigateur. Ça fonctionne sur tous les téléphones.
Quelles informations sont demandées ?
La fiche reprend les champs réglementaires : identité, date et lieu de naissance, nationalité, domicile, dates du séjour, nombre d'occupants, et la signature du voyageur. Tout ce qu'il faut pour être en règle, rien de superflu.
Les données sont-elles sécurisées ?
Oui. L'accès est protégé par un lien sécurisé unique, conforme au RGPD. Chaque voyageur reçoit son propre lien, qui n'ouvre que sa fiche : personne d'autre ne peut consulter ses informations. La fiche signée est ensuite archivée en PDF dans le dossier de la réservation, où vous la retrouvez à tout moment.
Combien de temps faut-il conserver les fiches d'arrivée ?
La durée de conservation prévue par la réglementation est de 6 mois. Passé ce délai, les fiches n'ont plus à être conservées au titre de cette obligation. Avec HoteBoost, chaque fiche est archivée automatiquement en PDF dans la réservation correspondante : vous n'avez ni classeur à tenir, ni feuilles volantes à ranger, et vous retrouvez une fiche précise en quelques secondes le jour où on vous la demande.
Qui peut demander à consulter les fiches d'arrivée ?
Les fiches individuelles de police sont remises aux forces de l'ordre (police ou gendarmerie) sur leur demande. C'est précisément la raison d'être de ce document, prévu par l'article R. 611-42 du CESEDA. En pratique, il faut donc pouvoir les produire rapidement pendant les 6 mois de conservation. Un archivage numérique rattaché à chaque réservation rend cette recherche immédiate, y compris si vous n'êtes pas sur place au moment de la demande.
Faut-il faire remplir une fiche aux voyageurs français ?
L'obligation réglementaire vise les voyageurs étrangers, y compris les ressortissants européens ; elle ne concerne pas les voyageurs français. Beaucoup d'hébergeurs choisissent malgré tout de la faire remplir à tout le monde, par simplicité : cela évite d'avoir à trier les arrivées selon la nationalité et de faire une exception dans un process automatisé. Avec un envoi automatique par email, le coût de cette systématisation est nul. À vous de décider ce qui correspond le mieux à votre organisation.
Les enfants doivent-ils avoir leur propre fiche ?
Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne, plutôt que d'avoir chacun leur propre fiche. C'est la raison pour laquelle le formulaire comporte un champ dédié au nombre d'occupants accompagnants. Au-delà de cet âge, mieux vaut une fiche individuelle. En cas de doute sur une situation particulière, l'usage local est de se rapprocher de la mairie ou des services de police compétents.
Que risque-t-on à ne pas faire remplir la fiche ?
Il s'agit d'une obligation réglementaire qui pèse sur l'hébergeur, et non d'une simple recommandation : des contrôles sont possibles, et l'absence de fiches lors d'une demande des forces de l'ordre vous place en défaut. Sans entrer dans le détail des sanctions, qui dépendent de la situation et de l'appréciation des autorités, le bon réflexe est simplement de collecter les fiches et de les conserver 6 mois. L'automatiser supprime le risque d'oubli, qui est la cause la plus fréquente de non-conformité.
La fiche d'arrivée remplace-t-elle la taxe de séjour ?
Non, ce sont deux obligations distinctes qui n'ont ni le même objet ni le même destinataire. La fiche individuelle de police répond à une obligation de contrôle prévue par le CESEDA et se remet aux forces de l'ordre sur demande. La taxe de séjour est une taxe locale collectée auprès du voyageur et reversée à la collectivité, selon les règles fixées par votre commune ou votre intercommunalité. Remplir l'une ne vous dispense donc pas de l'autre.